IMPORTANTE - GUARDA DE DOCUMENTOS: PRAZOS

Conforme prevê a legislação as empresas são obrigadas a manter diversos documentos em arquivos para fins de comprovação das obrigações relativas ao emprego, quando da fiscalização trabalhista e previdenciária.

 Não obstante, dentre os vários direitos garantidos aos trabalhadores urbanos e rurais pela Constituição Federal, há também o direito de ingressar com ação quanto aos créditos resultantes da relação de trabalho, com prazo prescricional de:

• 2 (dois) anos contados da data da extinção do contrato;
• 5 (cinco) anos e retroativamente, contados da data de ingresso da ação;

 Nota: ao trabalhador menor não corre prazo prescricional enquanto não completar 18 (dezoito) anos de idade.

É importante que as empresas analisem cuidadosamente os documentos antes de serem descartados, uma vez que estes poderão servir como provas não só para o empregado em questão como também para os paradigmas que eventualmente possam pleitear os direitos resultantes da relação de trabalho.

 

QUADRO DE DOCUMENTOS E RESPECTIVOS PRAZOS

 

Documento	Período	Base Legal
Acordo de Compensação	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Acordo de Prorrogação	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Atestado Médico	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Autorização para desconto não previsto em lei	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Aviso Prévio	2 anos	CF, art. 7º, XXIX
CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados	3 anos a contar da data da postagem	Port. MTb nº 2.115/99, art. 1º, § 2º
Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP	10 anos	Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10
Comprovante de Retenção do INSS - Contribuintes Individuais	10 anos	Art. 81 § 6º da IN SRP 3/2005
Declaração de Instalação (NR - 2 - Port. 3.214/78)	Indeterminado	não há
Documentação sobre imposto de renda na fonte	7 anos	Art. 174 do CTN
Exames Médicos	20 anos, no mínimo, após o desligamento do empregado	Portaria nº 3.214/78,NR - 7
FGTS - GFIP - GRFP	30 anos	Decreto nº 99.684/90
Folha de votação de eleição da CIPA	5 anos	Portaria nº 3.214/78,NR - 5
GRCS - Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical	5 anos	CTN - Lei 5.172/66, art. 174
GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, Salário Maternidade, GPS)	10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos	Decreto nº 3.048/99, art. 348
Livro de Atas da CIPA	Indeterminado	não há
Livro de Inspeção do Trabalho	Indeterminado	não há
Mapa Anual de Acidente de Trabalho	5 anos	Portaria nº 3.214/78,NR - 4
Pedido de Demissão	2 anos	CF, art. 7º, XXIX
PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário	20 anos	§ 11 Art. 178 IN INSS 118/2005
RAIS	10 anos	Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10
Recibo de abono de férias	5 anos, durante o emprego até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Recibo de adiantamento salarial	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa - CD (Seguro-Desemprego)	5 anos	Resolução CODEFAT 392/2004
Recibo de gozo de férias	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Recibo de pagamento de salário	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Registro de Empregados	Indeterminado	não há
Registro de segurança de caldeiraria	Indeterminado	não há
Salário-Educação - Documentos de convênios	10 anos	Dec.-lei nº 1.422/75, art. 1º, § 3º
Solicitação de abono de férias	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho	2 anos * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Vale-transporte	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX

 

Nota: A partir de 01.07.2003, as empresas e equiparados devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária.