Todo empreendedor precisa se
preocupar com a gestão de suas Notas Fiscais, pois a
contabilidade é uma parte importante para a saúde da empresa.
Muitas vezes a empresa
realiza uma compra e só chega a receber algum documento referente à esta compra
no momento da entrega. Na maioria das vezes o documento recebido é o DANFe, um resumo da Nota Fiscal em papel,
que não tem nenhuma validade jurídica.
Você pode não ter percebido,
mas o problema começou bem antes da entrega. A contabilidade deve estar sabendo
do pedido no momento da compra, para qual finalidade ela
foi realizada e seus valores (frete, impostos, valor da mercadoria em si, etc).
Tudo isto, entrará nas
informações que serão entregues em obrigações fiscais para a fiscalização do
Governo. Caso sua empresa perca o controle disso, multas podem ser enviadas
para a empresa.
Outro problema é saber se a
mercadoria que chegou está de acordo com o pedido realizado: quantidade,
tamanho, cor e demais características. Caso não esteja, esta mercadoria deverá
ser devolvida.
Então, a primeira dica para
evitar este tipo de erro, é a Consulta
de NFe (Nota Fiscal eletrônica). Fazendo a consulta, a sua empresa sabe o que foi emitido contra
o CNPJ dela, existem vários softwares que permitem esse controle em tempo real.
A consulta resolve tudo? Não.
Por isso este post irá te ajudar a identificar alguns erros em códigos
tributários para corrigi-los enquanto ainda é tempo.
Carta de Correção não serve
para erros tributários
A situação se complica para
qualquer empresa no caso de erros tributários, tanto emitentes
quanto recebedoras da Nota Fiscal, porque qualquer item que altere a
arrecadação de impostos não pode ser alterado pela Carta de Correção eletrônica (CCe).
Então você não tem opção.
Nesse caso, a única alternativa é emitir uma Nota Fiscal de devolução do produto
para que a empresa vendedora possa emitir outra NFe referente àquela venda.
Essa falta de
controle gera retrabalho, atrasos, além de possíveis pagamento de tributos
pagos erroneamente.
Se sua empresa pagar tributos
à mais do que deveria por conta de erros em Notas Fiscais, perderá dinheiro.
Mas se sua empresa pagar tributos
à menos, poderá ser pega numa fiscalização, isso acarretará multas e mais
perda de dinheiro.
Pesquisa sobre erros
tributários
A Arquivei, solução em
consulta, download e armazenamento de documentos fiscais, realizou uma pesquisa
com aproximadamente 600 empresas de diversos segmentos.
Essa pesquisa apontou
que 63,3% dessas empresas recebe com frequência Notas Fiscais
com algum erro tributário.
“ESTES DADOS DEMONSTRAM QUE ESSE TIPO DE PROBLEMA
AINDA GERA MUITA DOR DE CABEÇA PARA TODO TIPO E TAMANHO DE EMPRESAS.
INFELIZMENTE NEM TODOS OS
DEPARTAMENTOS FISCAIS DAS EMPRESAS CONSEGUEM FAZER UMA GESTÃO EFICAZ DE SEUS
DOCUMENTOS E DADOS FISCAIS E, POR CONTA DISSO, ALGUMAS IMPLICAÇÕES E MULTAS
PODEM DECORRER”, PONTUA CHRISTIAN DE CICO, CEO DA ARQUIVEI.
Alguns erros citados foram em
relação à alíquota de ICMS, PIS, COFINS e códigos CFOP.
Desse total, as empresas
afirmaram que:
·
14,8% tem problemas
com erros em notas fiscais diariamente;
·
40,9% tem problemas
com erros em notas fiscais pelo menos uma vez ao mês;
·
10,8% tem problemas
com erros em notas fiscais pelo menos uma vez por trimestre.
ICMS e os erros nas Notas
Fiscais
No caso de transações
comerciais entre estados é importante ressaltar que existem alíquotas
diferentes para cada um. Além disso, alguns produtos são isentos desse imposto.
Por isso a atenção com ele deve ser maior.
A substituição tributária é
um regime no qual a responsabilidade pelo recolhimento do Imposto sobre
Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) é atribuída ao
contribuinte que não o próprio gerador da venda. Apenas uma empresa é
responsável por recolher o
ICMS devido em toda a transação comercial.
A vantagem para o Governo é
que, além de receber o imposto antes, a fiscalização pode se concentrar em
poucas e principais empresas da cadeia de vendas, ao invés de investigar todas.
Equipe alinhada com tecnologia
para diminuição de erros
Ter uma equipe que domine
tributações é importantíssimo. Porém, se a correta adequação de rotinas
tributárias depende única e exclusivamente de e-mail de seus fornecedores para
receber NFes e demais documentos fiscais, todo a competência e o trabalho podem
ir por água abaixo.
Uma equipe tributária
eficiente e eficaz consegue trabalhar com as informações para a realização
de escrituração fiscal das atividades da
empresa, assessoria no registro contábil das provisões tributárias e estudos
das diversas alternativas para redução da carga fiscal.
Para realização de atividades
mais analíticas e de gestão, é necessário que cheguem até a empresa informações
precisas e em tempo hábil para realização de escriturações sem retrabalho.
O uso de soluções
tecnológicas que otimizem o tempo e trabalho manual das áreas fiscais e
contábeis é imprescindível para a segurança das empresas no que se refere
à erros tributários.
Para saber se sua empresa
está trabalhando da forma mais adequada com as Notas Fiscais que recebe, vale à
pena parar e analisar o
seu dia a
dia.
Se sua rotina é correr atrás
de e-mails com NFes e receber mercadorias com DANFes sem saber o que fazer com
elas, é hora de adotar uma estratégia que te permita ter total controle
da área fiscal e contábil e ainda eliminar de vez os erros tributários,
identificando-os e corrigindo à tempo.
Solução para erros tributários
em NFes
Receber as NFes emitidas
contra seu CNPJ momentos após elas serem emitidas, torna a rotina diária desses
departamentos muito mais produtivas.
Se um grande problema das
empresas é justamente corrigir erros eventuais em Notas recebidas, ter acesso à
essas notas imediatamente te dá a oportunidade de conferi-las e encontrar esses
erros à tempo de solicitar ao seu fornecedor o cancelamento da mesma antes que
a mercadoria saia do estoque e antes das 24 horas que são permitidas pela
Sefaz.
A solução em Notas Fiscais
Arquivei, consulta NFes emitidas contra seu
CNPJ, baixa esses arquivos e ainda os armazena para que os diferentes
departamentos da empresa possam usar suas informações à favor de uma gestão
mais eficaz.
Além disso, é possível
identificar NFes emitidas incorretamente contra o CNPJ de sua empresa e
realizar a Manifestação do Destinatário para
informar o desconhecimento de tal transação.
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