Assim, nem mesmo a ajuda preciosa de lembretes e
anotações é capaz de resolver problemas que surgem com o acúmulo de tarefas.
Além disso, ainda pior, muitas vezes quem exerce essa função não possui a experiência adequada, o que potencializa o cometimento de alguns equívocos.
Em todo caso, é preciso tomar cuidado redobrado nos
lançamentos e procurar por soluções viáveis. Sendo assim, acompanhe, a seguir,
alguns dos erros mais comuns em lançamentos contábeis e veja como é possível
reduzi-los e até mesmo eliminá-los de forma prática.
Erros nos
lançamentos contábeis mais comuns
1. Erros na emissão
de notas fiscais
Fatores como o preenchimento correto de campos relativos
ao PIS, ISS e COFINS são fundamentais para a emissão da nota fiscal eletrônica.
Porém, é comum encontrar falhas nelas, principalmente quando são emitidas por
pessoas não muito experientes.
É importante tomar cuidado para que as empresas não
paguem impostos indevidos ou sejam multadas em função de erros relacionados ao
preenchimento. Por isso, a sugestão aqui fica por conta da automatização
do processo de emissão de notas.
Isso pode ser feito a partir do uso de um sistema de
gestão contábil, o que já é feito na maioria dos escritórios. É necessário
escolher uma ferramenta moderna, abrangente e adequada às exigências
apresentada pelos processos, visando se destacar da concorrência a fim de
garantir sucesso junto aos clientes.
Mas o uso de ferramenta insuficiente e o preenchimento
incorreto dos tributos em documentos fiscais não resumem os erros das emissões.
Atente-se a mais 3 erros que vamos abordar agora para você nunca cometê-los.
Uso equivocado da
NCM
A relação da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) apresenta
um código para cada produto vendido ou industrializado pelas empresas. E mesmo
mercadorias muito semelhantes, às vezes possuem números diferentes de
identificação.
É preciso saber exatamente, analisando os detalhes das
descrições dos códigos da NCM, qual número é o adequado a cada produto movimentado.
Ou seja, os itens não podem ser generalizados em torno de um código cuja
descrição se assemelhe a eles ou ao ramo de atuação. Tal prática
configura ocorrência fiscal não permitida e passível de multa.
Cadastro de e-mail
inválido para o destinatário
O e-mail do cliente não é um dado fiscal ou contábil.
Porém, é uma informação utilizada no cadastro do destinatário para que,
automaticamente após a emissão do documento, ele seja enviado com arquivo XML.
O erro consequente de não ter um e-mail válido é o não envio do arquivo ao
destinatário, o que é obrigatório.
Então, é preciso pedir a cada cliente, no ato do
cadastro, um e-mail de recepção de documentos e arquivos fiscais válido e
utilizado.
Já em relação à própria empresa, o ideal é contar
com software que importe as notas automaticamente por rastreamento do seu CNPJ —
já com XML e autenticidade verificada.
Uso indevido da
Carta de Correção Eletrônica (CC-e)
A CC-e não pode ser utilizada, por exemplo, quando um
imposto precisar ser corrigido, alterando a alíquota e o valor destacado na
NF-e. Nesse caso, o correto é cancelar o documento e emitir um
novo.
Quando isso não é feito, uma carta de correção errada é emitida
e uma nota fiscal também com erros fica em circulação. No
fim, os lançamentos contábeis da empresa e do destinatário estarão errados por
conta do procedimento incorreto anteriormente feito com o documento idôneo que
baseou os registros relacionados a ele.
2. Equívocos na
agenda de pagamentos
O pagamento de salários, bem como de tributos, é algo que
precisa ser realizado com organização. Quando ela não
existe, os lançamentos, a geração de guias de pagamentos e os atrasos geram
problemas que podem se acumular de maneira considerável, criando uma verdadeira
bola de neve para o negócio.
Por isso, novamente sugerimos a adoção de sistemas contábeis.
Nesse caso, o ideal é contar com ferramentas capazes de integrar
lançamentos com folha de pagamento, controle patrimonial e escrituração fiscal
para garantir a funcionalidade.
Além disso, com as agendas da Receita Federal, do estado
e da prefeitura como bases para a criação da agenda interna, pode-se incluir as
obrigações acessórias nela, pois a entrega de declarações e
documentos é tão importante quanto o atendimento a outras obrigações.
Inclusive, atrasar transmissões, como de escriturações,
sai mais caro em multas do que se pagar juros por impostos brevemente
atrasados.
A consequência de tal prática nos lançamentos contábeis é
a organização e a prevenção de erros, porque o responsável por gerenciar as
tarefas e a sua equipe passam a trabalhar adiantados em relação aos prazos
quando os observam individualmente e em meio ao todo.
3. Arquivos
desorganizados
Uma empresa bem organizada precisa considerar todos os
setores. E isso torna-se ainda mais relevante quando o assunto é a
documentação. É preciso que todos os documentos fiscais sejam devidamente
guardados, pois são eles a prova de que tudo o que está declarado é real.
Ademais, a desorganização de arquivos pode gerar
problemas como a duplicidade e a omissão de lançamentos, assim como trocas de
contas e apropriações em centros de custos errados.
Nesse sentido, além de garantir a prova das informações
declaradas, arquivar notas e documentos fiscais em versão digital facilita e
qualifica o trabalho dos profissionais responsáveis por montar as escriturações
a partir deles. Adicionalmente, reduz-se custos e
uso de espaços demandados pelo arquivamento em versão física.
4. Violação dos
princípios contábeis
Enquanto em algumas empresas os procedimentos contábeis
são realizados de maneira tranquila, em outras esse trabalho parece ser um
verdadeiro pesadelo. Isso pode acontecer em
função da violação de princípios contábeis por contadores não muito
qualificados.
Agora, falando em termos legais
e mostrando que a prática é ainda pior, maquiar a contabilidade é expressamente
proibido e caso os órgãos de fiscalização identifiquem tal ocorrência na Escrituração Contábil Digital (ECD), a
empresa é multada com base na receita informada por suas operações.
5. Erros de
cálculos
Qualquer profissional está sujeito a erros. É uma
condição humana e também diz respeito ao contador — até mesmo os melhores e com
mais tempo de trabalho podem errar.
Por isso, o ideal é contar com uma equipe especializada,
de preferência um escritório de contabilidade, para auxiliar a
empresa nesse processo.
Muitas vezes quem realiza esse trabalho é o próprio
gestor, algo não muito recomendável, uma vez que se até mesmo um profissional especializado e experiente pode
errar, imagine o que pode acontecer quando uma pessoa não tão bem preparada
resolve assumir a função?
A quantidade de erros de cálculos dos impostos aumenta
consideravelmente. E, na hora de resolver os problemas, torna-se inevitável
gastar mais dinheiro para contratar profissionais qualificados de última hora.
Por isso, busque contar sempre com profissionais da área durante todo o
processo e evite maiores problemas e desgastes.
Quer enxergar melhor o porquê? Veja a cadeia de
ocorrências de apenas uma apuração tributária errada:
1.
cálculo equivocado;
2.
pagamento equivocado;
3.
entrega de declaração com apuração e pagamento equivocados;
4.
trabalho às pressas e árduo para identificação de erro e decisão
de correção;
5.
retrabalho de apuração;
6.
pagamento da parte que faltou ou pedido de compensação para os
próximos meses do valor paga a mais;
7.
correção da declaração que compreendeu o imposto em questão;
8.
revisão do impacto da correção em possíveis créditos fiscais
utilizados no cálculo do imposto corrigido.
O papel estratégico
do contador na redução desses erros
Com um profissional ou uma equipe especializada nos
serviços de contabilidade, o gestor pode se concentrar nas atividades em que
tem maiores conhecimentos e obter uma gestão profissionalizada do negócio.
Além disso, ter ajuda especializada permite desburocratizar processos e
aumentar a eficiência deles, uma vez que ficam sob responsabilidade de peritos.
Esses especialistas serão os responsáveis por atuar de
maneira técnica e avaliar os procedimentos. Isso, além de permitir que o gestor
se concentre em outros setores de seu negócio, oferece vantagens, como o
conhecimento, até mesmo para lidar com a parte mais burocrática do trabalho —
algo que não é qualquer um que pode se considerar apto a fazer, gerando
eficiência.
Quer entender melhor? Veja como a atuação
estratégica do profissional de contabilidade muda o cenário para
melhor em 3 práticas.
Estabelecimento do
planejamento tributário
O planejamento tributário é,
sim, uma estratégia para qualquer empresa que quer encontrar formas de pagar
menos impostos e até entregar menos declarações, como acontece na mudança de
regime tributário.
Porém, o que é importante observar também é o
pós-planejamento, com as consequências que ele gera. Por exemplo, assim que o
especialista ajuda a empresa a monitorar e aplicar corretamente
os créditos fiscais adquiridos, o negócio passa a ser mais organizado para
cuidar do assunto em relação a escriturações e tende não errar seus lançamentos
contábeis.
Ou seja, a economia tributária e burocrática acaba se
estendendo aos procedimentos internos, porque trabalho correto e mais ágil
reduz o custo das tarefas.
Elaboração do plano
de contas e classificação das movimentações
Aqui está uma aplicação do especialista contábil que gera
efeito direto nos
lançamentos contábeis da empresa e marca a
diferença entre uma contabilidade confiável, dentro das normas, e uma
escrituração falha.
Tendo um plano de contas personalizado e que abranja todas as possíveis movimentações do
negócio, nunca será preciso improvisar em registros ou criar contas para
correção de lançamentos. E estes últimos, quando classificados previamente da
maneira correta, sempre vão gerar demonstrativos que refletem a realidade da organização.
Aplicação de demonstrações contábeis na gestão
Agora vamos falar de trabalho estratégico do profissional
de contabilidade com impacto direto nos resultados do gestor, e, obviamente,
consideraremos a possibilidade a partir de uma escrituração
contábil exata e feita com excelência.
O Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE),
por exemplo, são da escrituração anual, porém, podem ser emitidos em períodos
menores para uso gerencial, pois contêm informações úteis para mensuração de resultados e tomada de decisões por parte do
gestor.
Sendo assim, cabe ao responsável obtê-los e trabalhar
junto ao contador para extrair as respostas úteis que eles e outros documentos
geram à gestão empresarial.
O auxílio da
tecnologia na minimização de falhas
Algumas ferramentas podem ajudar a gerenciar as rotinas
contábeis desse especialista. Visando aperfeiçoá-las, tais ferramentas podem
oferecer recursos que vão desde a abertura da empresa até a apuração e envio de
impostos, passando por triagem, recepção de documentos e processos internos.
Tudo de maneira qualificada e específica para cada tarefa.
Procure contar sempre com softwares atualizados e focados
em sua necessidade maior. Assim, será possível garantir eficiência
e exatidão ao lidar com os procedimentos, além de organização e
economia na gestão de sua empresa.
A importância de
garantir a exatidão de lançamentos contábeis
Enfim, se errar é humano, procurar por soluções capazes
de acabar com eles é a melhor alternativa para as empresas que buscam estar bem
organizadas.
Portanto, não deixe de contar com profissionais e
recursos de alto nível, capazes de reduzir os problemas dentro de
seu negócio e oferecer melhores resultados.
Evite os problemas com erros em lançamentos contábeis — e
com o Fisco. Isso vale para todas as áreas da organização, porque todas elas
geram informações que serão registradas na contabilidade.
https://www.jornalcontabil.com.br/5-erros-nos-lancamentos-contabeis-que-as-empresas-ainda-cometem-que-podem-ate-gerar-multas/
Nenhum comentário:
Postar um comentário