Situações como contratações de emergência, demissões não
esperadas, aumentos salariais, faltas, afastamento por doenças, entre outras,
tornam o quadro de funcionários bastante dinâmico e influenciam diretamente a
folha de pagamento.
Além disso, é fundamental que o empresário compreenda
todos os aspectos legais que a envolvem, bem como os impostos, encargos e
cálculo. Mesmo que não o faça efetivamente, é necessário entender todo o
processo, para garantir que seja feito corretamente, obedecendo à legislação,
evitando multas e processos trabalhistas e, principalmente, assegurando um
maior controle financeiro.
Dessa forma, elaboramos algumas questões que servirão
como um guia para que você possa se aprofundar sobre esse assunto tão
importante para o seu negócio.
Acompanhe!
1. Qual a importância da folha de pagamento
para a saúde fiscal da empresa?
A folha de pagamento é uma obrigação legal pela qual a
empresa detalha e consolida todas as informações sobre o histórico mensal de
cada funcionário, registrando os valores referentes às remunerações com seus
devidos descontos e acréscimos. Portanto, o documento tem função fiscal,
contábil e operacional.
Ela agrega a descrição dos fatos que envolveram a relação
de trabalho, de maneira simples e transparente, transformando-os em fatores
numéricos por meio de códigos, referências, quantidade, percentagens e valores.
O governo utiliza essas informações para comprovar as
arrecadações de verbas trabalhistas e previdenciárias e para fiscalizar
possíveis irregularidades por parte das companhias. Nesse sentido, foi
desenvolvido o projeto do e-Social, que entra em vigor em janeiro de 2018, pelo
qual serão reunidas várias obrigações trabalhistas que deverão ser declaradas,
praticamente, em tempo real.
Isso significa que os empreendedores precisam ter atenção
e cuidado redobrado quanto às exigências legais e a elaboração e controle da
folha para uma boa administração fiscal. Realizar o cálculo de uma folha
de pagamento representa uma enorme responsabilidade, já que exige conhecimentos
específicos.
Contudo, conhecer todas as particularidades das
obrigações trabalhistas não serve somente para manter seu
negócio em conformidade com a legislação e evitar multas, mas também para
descobrir uma maneira mais eficiente de se conduzir os custos da operação.
2. Por que há incidência de impostos na folha
de pagamento?
Os impostos incidentes sobre a folha de pagamento existem
para que o governo possa custear determinadas necessidades do trabalhador,
assim como contribuir para o desenvolvimento brasileiro. Por exemplo, a
contribuição previdenciária ao INSS assegura ao trabalhador o direito à
aposentadoria.
O FGTS, como o próprio nome diz, serve como uma garantia
ao trabalhador que for dispensado sem justa causa até que ele consiga uma
recolocação no mercado. Também tem a função de garantir uma ajuda de custo para
emergências e assuntos importantes, como:
· saúde
e habitação;
· obras
de energia e de saneamento, gerando melhorias na qualidade de vida, ao fornecer
água de qualidade, coleta e tratamento do esgoto sanitário;· construção, reforma, ampliação ou implantação de empreendimentos de infraestrutura em rodovias, portos, hidrovias e ferrovias.
Já a arrecadação do IRRF é
destinada a educação, saúde, segurança pública e também aos programas sociais
criados pelo governo, que promovem inclusão social e diminuição do desemprego e
da pobreza. Alguns dos programas geradores de empregos nos quais os recursos
são investidos são:
· plano
de construção de habitação popular;
· recuperação
e construção de novas estradas e rodovias;· construção de obras públicas;
· apoio ao plano de reforma agrária;
· saneamento e reurbanização de áreas degradadas nos municípios;
· incentivo ao desenvolvimento científico e tecnológico;
· estímulo à cultura e ao esporte.
Em outras palavras, podemos afirmar que os impostos incidentes sobre a folha de pagamento têm cunho social e que o governo deve transformar a sua arrecadação em melhoria do bem-estar de toda a população.
3. Quais são os encargos vinculados à folha de pagamento?
Os encargos vinculados à folha de pagamento são
denominados encargos sociais e encargos trabalhistas. No presente artigo,
veremos apenas quais são os encargos sociais, ou seja, os impostos e as
contribuições.
Contribuição previdenciária (INSS)
A empresa está obrigada por lei a efetuar o desconto no
salário de todo empregado, referente à contribuição destinada ao Instituto
Nacional do Seguro Social (INSS), que é o órgão governamental responsável pelo
pagamento das aposentadorias e dos demais benefícios dos trabalhadores
brasileiros que contribuem com a Previdência Social.
É a contribuição previdenciária que assegura aos
contribuintes os seguintes direitos:
· aposentadoria por tempo de contribuição, idade ou invalidez;
· 13º salário;
· salário-família;
· salário-maternidade;
· auxílio-doença;
· auxílio-acidente;
· reabilitação profissional;
· pensão por morte;
· dentre outros.
O desconto da contribuição para a Previdência Social é
feito sobre a remuneração do funcionário e deve obedecer aos seguintes valores
e percentuais (vigentes atualmente):
· R$
1.693,72 — alíquota de 8%;
· R$
1.693,73 até R$ 2.822,90 — alíquota de 9%;· R$ 2.822,91 até R$ 5.645,80 — alíquota de 11%.
Esses valores e percentuais são divulgados pelo próprio
INSS e sofrerão alteração sempre que houver mudanças no valor do salário
mínimo.
Além disso, as empresas não optantes pelo Simples
Nacional devem pagar 20% de INSS Patronal sobre a folha de pagamento.
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) foi criado
em 1967 pelo governo federal para proteger o trabalhador demitido sem justa
causa. Têm direito ao FGTS todo trabalhador brasileiro com contrato de trabalho
formal, regido pela CLT, e também empregados domésticos, temporários, avulsos,
trabalhadores rurais, safreiros e atletas profissionais.
O FGTS é constituído de contas abertas em nome de cada
trabalhador na Caixa Econômica Federal, quando o empregador efetua o primeiro
depósito. Essa conta vinculada tem o saldo formado pelos
depósitos mensais efetivados pela instituição, que correspondem a 8% do salário
pago ao funcionário, acrescido de atualização monetária e juros.
Esse saldo só pode ser sacado em momentos especiais,
como:
· aquisição
da casa própria (que pode ser um imóvel novo ou usado);
· construção,
liquidação ou amortização de dívida vinculada a contrato de financiamento
habitacional;· aposentadoria e demissão sem justa causa;
· em caso de algumas doenças graves.
Dessa forma, o FGTS configura-se hoje uma das mais
importantes fontes de financiamento habitacional, beneficiando, principalmente,
o cidadão brasileiro de baixa renda.
Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
Todo contribuinte que receber valores a título de renda está obrigado ao pagamento do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). No caso do trabalhador registrado com carteira assinada, um percentual correspondente ao Imposto de Renda é descontado todos os meses do seu rendimento.
Assim sendo, a empresa está obrigada a descontar esse
percentual de Imposto de Renda na folha de pagamento dos seus colaboradores.
Para realizar o desconto do IRRF, o empregador deve apurar corretamente a sua
base de cálculo, com os seguintes passos:
1.
encontrar o salário bruto do funcionário;
2.
efetuar as deduções (valor do INSS, valor dos dependentes,
faltas, atrasos e pensão alimentícia);3. depois de serem efetuadas as deduções, encontra-se a base de incidência;
4. encontrada a base de incidência, aplicam-se sobre ela os percentuais determinados na tabela de desconto do IRRF.
O governo federal é quem fixa as alíquotas do IRRF
considerando as faixas salariais dos trabalhadores. Atualmente, os percentuais
vigentes são os mesmos estabelecidos desde 2015, conforme apresentados abaixo:
· para
salários até R$ 1.903,98, o trabalhador está isento do imposto;
· de
R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65, a alíquota é de 7,5%;· de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05, a alíquota é de 15%;
· de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68, a alíquota é de 22,5%;
· acima de R$ 4.664,68, a alíquota é de 27,5%.
Do valor do imposto apurado, ainda é deduzido um valor que também é estabelecido na tabela, reduzindo o valor a ser retido. Para cada alíquota que corresponde a uma faixa salarial, existe um valor a ser deduzido, conforme segue:
· alíquota
é de 7,5%, dedução de R$ 142,80;
· alíquota
é de 15%, dedução de R$ 354,80;· alíquota é de 22,5%, dedução de R$ 636,13;
· Acima de R$ 4.664,68, dedução de R$ 869,36.
Contribuição Sindical e Anual
A Lei 13.467, de julho de 2017, recentemente
aprovada e conhecida como reforma trabalhista, acaba com a obrigatoriedade
do imposto sindical. Anteriormente, todos os trabalhadores deviam pagar o imposto
equivalente a um dia de trabalho por ano, sempre no mês de março. Esse valor
era destinado ao sindicato de sua categoria.
Porém, por livre decisão, o empregado pode filiar-se ao
sindicato da sua área e contribuir com ele mensalmente.
Risco Ambiental do Trabalho (RAT)
O Risco Ambiental do Trabalho (RAT) é uma contribuição
previdenciária destinada a custear acidentes de trabalho ou doenças
ocupacionais dos trabalhadores.
Como o seu objetivo é custear o tratamento de empregados
acidentados ou que tenham adquirido doenças ocupacionais no trabalho, o
percentual da alíquota do RAT é aumentado na medida em que a atividade exercida
pela organização gerar riscos à saúde e à integridade física do trabalhador.
Logo:
· empresas
cuja atividade apresente risco mínimo deverão contribuir com a alíquota de 1%;
· empresas
cuja atividade apresente risco médio deverão contribuir com a alíquota de 2%;· empresas cuja atividade apresente risco grave deverão contribuir com a alíquota de 3%;
As alíquotas incidirão sobre o total da remuneração dos
empregados e trabalhadores avulsos segurados, no decorrer do mês. Ainda sobre
as alíquotas, é aplicado o Fator Acidentário de Prevenção (FAP), que consiste
em um multiplicador variável num intervalo 0,5000 a 2,0000, utilizando quatro
casas decimais.
Dessa forma, as alíquotas poderão ser reduzidas em até
50% ou aumentadas em até 100% em função do desempenho da instituição em relação
à sua atividade, constatada pelo FAP.
Para verificar o grau de risco no qual cada empresa se
enquadra, é preciso acessar o site do Ministério do Trabalho. Esse grau é
determinado pelo Código de Atividade Econômica, que consta no Cadastro Nacional
de Pessoa Jurídica (CNPJ), em uma tabela conforme a média apurada nos registros
dos acidentes de trabalho.
Além disso, para instituições cujas atividades oferecem
aos funcionários exposição a agentes nocivos que, consequentemente, gerem
direito a aposentadoria especial, as alíquotas do RAT serão aumentadas para 6%,
9% ou 12%, considerando o tempo de contribuição para que o trabalhador se
aposente da atividade executada.
Salário-educação
Conforme prevê o § 5º do art. 212 da Constituição Federal de 1988,
o salário-educação é uma contribuição social que visa o financiamento de
projetos, programas e ações criados para o desenvolvimento da educação básica
pública.
O percentual do salário-educação é de 2,5% sobre o total
das remunerações de seus empregados — pagas ou creditadas a eles a qualquer
título —, pago ao Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE).
Sistema S
As organizações do Sistema S são chamadas de
“paraestatais”, ou seja, são privadas, mas contribuem para o interesse estatal,
por meio de serviços. Por esse motivo, elas estão no terceiro setor.
Contudo, é importante lembrar que elas são oficializadas por leis.
As contribuições são pagas sobre o valor da folha de
pagamento ao governo, que arrecada e distribui integralmente para as entidades.
As contribuições são feitas considerando as seguintes alíquotas:
· SENAI
— 1,5%;
· SESI
— 1%;· SENAC — 1%;
· SESC — 1,5%;
· SEBRAE — variação de 0,3% a 0,6%;
· SENAR — variação de 0,2% a 2,5%;
· SEST — 1,5%;
· SESNAT — 1%;
· SESCOOP — 2,5%.
As alíquotas podem variar de acordo com o tipo de
empresa. O Fundo de Previdência e Assistência Social (FPAS) é o órgão
responsável por identificar as que devem colaborar com o pagamento das
contribuições.
INCRA
A contribuição do Instituto Nacional de Colonização e
Reforma Agrária (INCRA) corresponde ao montante resultante da aplicação da
alíquota de 0,2% sobre o valor da folha de pagamentos dos trabalhadores urbanos
e rurais.
Também estão obrigadas a fazer essa contribuição as
companhias relacionadas no art. 2º do Decreto-Lei nº 1.146/70, tais como:
· indústrias
de cana-de-açúcar;
· de
laticínios;· de uva;
· de beneficiamento de chá e de mate;
· de beneficiamento de café;
· de extração e beneficiamento de fibras vegetais e descaroçamento de algodão;
· dentre outras.
Para essas companhias, a alíquota é de 2,5% sobre a folha
de pagamento mensal. Ressaltamos, ainda, que as empresas que contribuem para o INCRA
estão isentas de contribuir para o Sistema S.
4. Como realizar o cálculo dos impostos?
Com o objetivo de fixação dos principais impostos
incidentes sobre a folha de pagamento, vamos, como exemplo, efetuar o cálculo
do pagamento de um colaborador que tenha as seguintes informações:
· Salário
mensal de R$ 3.500,00;
· Paga
pensão alimentícia de R$ 500,00;
Salário bruto (30 dias) = R$ 3.500,00
Desconto de pensão alimentícia = R$ 500,00Dedução de um dependente = R$ 189,59
Dedução do desconto previdenciário 11% sobre R$ 3.500,00 = R$ 385,00 de INSS
Base de incidência = R$ 2.425,41
Aplicando-se o percentual da tabela, teremos:
R$ 2.425,41 x 15% = R$ 363,81
Dedução do Fator Redutor da Tabela de IRRF = R$ 354,80R$ 363,81 – R$ 354,80 = R$ 9,01 de IRRF sobre salários
R$ 3.500,00 x 8% = R$ 280,00 de FGTS
5. Quais os riscos de uma má gestão de folha
de pagamento?
O empresário que deseja ficar longe
dos riscos de uma má gestão de folha de pagamento precisa conhecê-los, a fim de
criar estratégias para se proteger deles. Nesse sentido, apresentamos os
maiores riscos que uma empresa pode sofrer se não gerir
adequadamente sua folha.
Processos trabalhistas
O Brasil está entre os primeiros países no ranking de
processos trabalhistas. A cada ano, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) recebe milhões
de novos processos.
Muitas dessas ações trabalhistas referem-se a pagamentos
incorretos de honorários, horas extras e FGTS, entre outros direitos. Esse
quadro seria bem diferente se houvesse uma maior preocupação por parte das
organizações com o gerenciamento adequado de sua folha de pagamento.
É preciso haver um controle mais exato e rigoroso sobre a
jornada de trabalho dos colaboradores, pois isso evita falhas nos registros de
horas extras ou horas de intervalos não computadas etc.
Todos esses problemas podem ser evitados com a adoção de
um sistema de gestão de pagamento eficiente, capaz de otimizar e integrar todos
os processos com a menor interferência manual.
Aumento do retrabalho
Elaborar uma folha de pagamento de maneira correta, com todas as particularidades de cada funcionário, já é bastante trabalhoso. Agora, imagine ter de refazer tudo isso, com vários processos por conta de uma má gestão.
Quanto esforço e tempo seriam desperdiçados tendo que recalcular
horas extras não registradas ou lançadas incorretamente, períodos não
computados, ter de corrigir o cálculo de uma rescisão etc. E mais, parcelas do
FGTS que não foram lançadas, valor do vale-transporte que foi depositado
errado, entre tantos outros.
Além disso, erros dessa natureza podem causar
desconfortos na equipe e
comprometer negativamente a produtividade. O retrabalho gasto com a reparação
de erros na folha de pagamento desperdiça um tempo valioso dos colaboradores,
que poderia ser utilizado para a realização de outros projetos do setor,
melhorando o ROI da empresa.
Uma gestão organizada de pagamentos, além de impedir
todos esses danos, evita prejuízos financeiros com multas, juros e perdas do
próprio retrabalho, que pode equivaler a até 25% do preço final de um produto
ou serviço.
Baixa credibilidade
Uma instituição que tem problemas com sua folha de
pagamento pode sofrer consequências na sua credibilidade e comprometer seu
posicionamento no mercado. O mundo corporativo, sobretudo no atual cenário, não
vê com bons olhos uma instituição que não consegue realizar uma boa gestão de
seus pagamentos.
Isso porque uma organização que não honra os compromissos
financeiros com os seus funcionários certamente é detentora de inúmeras ações
judiciais. Ou seja, uma companhia que não consegue cuidar bem de seus próprios
colaboradores não deve também honrar seus compromissos com clientes e
fornecedores.
E com uma imagem negativa, a empresa acaba afastando
investidores e clientes. Isso, gradativamente, vai refletindo na sua saúde
financeira, levando muitas a liquidação total, por não disporem mais de
recursos para se manterem ativas.
Em um tempo em que as notícias aparecem instantaneamente
pelas mídias sociais, é imprescindível prezar por uma boa reputação tanto entre
os seus funcionários quanto perante a sociedade.
Aumento da rotatividade
Outro risco grave da má gestão de pagamento é a alta
rotatividade de empregados. A consequência de uma administração ineficiente dos
honorários reflete negativamente no ambiente e no clima organizacional, levando
os colaboradores a trabalharem desmotivados e inseguros.
Isso resulta em uma grande debandada de bons
profissionais, que, na primeira oportunidade de uma proposta segura de
trabalho, deixam a companhia. Esse rodízio de funcionários tem um impacto muito
negativo na produtividade do negócio.
Além disso, essas situações fazem com que as empresas
reduzam o investimento em treinamentos, já que seria inviável gastar recursos
com um funcionário que poderá sair em breve da organização. Porém, essa falta
de qualificação resulta em serviços e produtos de menor qualidade,
consequentemente, comprometendo a imagem da companhia no mercado.
Queda nos resultados financeiros
É fato que todos os riscos da má gestão de pagamento,
inevitavelmente, convergem para o pior dos temores de uma organização: a baixa
lucratividade. E esse é um dos motivos que levam muitas companhias a fechar as
portas, pois seu fluxo de caixa fica comprometido.
Quando os processos são bem organizados, refletem na
motivação dos colaboradores, que executam suas atividades com excelência e
produzem produtos e serviços que resultam em clientes satisfeitos. E são eles,
os clientes, que fornecem lucros para a companhia.
Assim, forma-se um ciclo de eficiência, e se a primeira
conexão desse ciclo — processos bem organizados — é quebrada, todas as demais
serão afetadas, em efeito dominó.
É preciso conhecer e atentar para esses riscos e suas consequências, a fim de poder contorná-los antes que a estabilidade da empresa seja gravemente abalada. Portanto, elabore um planejamento estratégico, objetivando implantar uma gestão de pagamento eficiente, para que o ciclo não se quebre e gere ótimos resultados.
Nesse sentido, vale adotar um bom sistema para
administrar de maneira integrada a folha de pagamento e manter toda
documentação organizada e o controle do custo de funcionários, evitando
complicações futuras, como processos trabalhistas.
Via Soften Sistemas
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